3 pasos para la RFP perfecta
…y cómo saber cuándo un proveedor es el adecuado
¿Está considerando contratar un
proveedor de servicios lingüísticos (LSP)?
Si es así, es importante que pueda expresar exactamente lo que necesita del proveedor a través de una Solicitud de propuesta o RFP. Saber cómo armar una RFP efectiva puede ser fundamental para ayudarlo a encontrar el proveedor perfecto para su proyecto. Para ayudar a garantizar que su próximo proyecto de traducción y localización salga bien, aquí hay tres pasos esenciales que debe seguir al crear la RFP.
1Defina un alcance claro del proyecto
Su RFP será más eficaz si define claramente qué trabajo necesita realizar. Establezca un alcance claro para su proyecto de traducción y localización, como: ¿cuántas palabras necesita traducir, cuántos pares de idiomas deben traducirse y en cuántos medios diferentes deben realizarse las traducciones?
2Revisar proyectos más antiguos
Si no está seguro de qué es exactamente lo que necesita, pero su empresa ha completado proyectos de traducción anteriormente, mirar hacia atrás en esos proyectos antiguos puede proporcionarle una estimación aproximada de la cantidad de trabajo involucrada. Utilice estas estimaciones para definir el alcance de su nuevo proyecto.
3Especifique el objetivo subyacente
Es probable que su proyecto de traducción tenga un objetivo específico. Es posible que esté tratando de llegar a un nuevo mercado, hacer que su marca se sienta más accesible o superar a un competidor. Esta es información importante para los proveedores. Asegúrese de dar a los proveedores una indicación de su objetivo dentro de su RFP. Saber por qué desea la traducción en última instancia puede ayudar a los proveedores a adaptar sus propuestas para satisfacer mejor sus necesidades.
4 Refleja el estilo
Cuando escriba sobre sus necesidades de traducción, deje que su estilo refleje el tono que espera ver de los destinatarios de la RFP. Por ejemplo, si escribe un documento profundamente intrincado y detallado, es probable que reciba el mismo tipo de respuesta de un LSP. Por otro lado, si solicita menos cifras pero un enfoque más creativo, un LSP inteligente estará encantado de atenderlo.
1Establece plazos claros
Los plazos son importantes. Establezca expectativas con anticipación explicando a su RFP cuándo espera recibir respuestas, elija un LSP y cuándo espera que el proyecto pueda finalizar. Esto ayuda a los proveedores a brindarle estimaciones precisas de cuándo se puede terminar cada paso del proceso de traducción y localización y cuánto costará todo.
2Explique cómo juzgará las propuestas.
Igual de importante que compartir información sobre sus plazos es compartir información sobre sus criterios de evaluación. Diseñe exactamente lo que quiere ver en una propuesta y no tenga miedo de decirles a los proveedores qué es y qué no es importante para usted.
Esto ayuda a los proveedores a adaptar sus propuestas a sus necesidades y evita que adivinen sus preferencias. Sin embargo, si bien sus criterios de evaluación deben ponderarse, siéntase libre de mantener los números exactos fuera de la RFP.
1Quita las telarañas
Si se trata de una RFP que heredó de otra parte de su empresa y parece un tomo enorme con siglos de antigüedad, ¡tome medidas! Revise la RFP y vea qué (si es que hay algo) se puede cortar. Piense en lo que es más importante para el proyecto y lo que simplemente será inútil.
2Intenta empezar desde cero
No tenga miedo de comenzar de nuevo utilizando una de las muchas plantillas RFP disponibles de forma gratuita en línea. Comenzar desde cero puede ser una excelente manera de garantizar que su RFP esté libre de lenguaje ineficaz y requisitos innecesarios. En su lugar, tiene la oportunidad de obtener una solicitud de propuesta personalizada y específica que se ajuste a su proyecto como un guante.
3Obtener una segunda opinión
Cuando crea que está casi listo, hable con las personas de su empresa más cercanas al proyecto de traducción y localización. Pídales que actúen como sus editores: estos ojos adicionales mejorarán la calidad general de su RFP. Además, una RFP bien escrita muestra a los proveedores potenciales que la comunicación efectiva es importante para su organización.
4Elige tu audiencia
Ahora está listo para enviar su RFP, sin embargo, antes de enviarla, asegúrese de definir siempre por sí mismo a quién está buscando. No todos los LSP son iguales. ¿Qué tipo de proveedor necesitas? ¿El tamaño de la organización es importante para usted? ¿Qué pasa con el historial? Asegúrese de que los proveedores con los que contacte se ajusten a sus criterios ideales para que reciba solo las propuestas más relevantes.
La clave para una gran RFP:
encontrar al destinatario perfecto
Es importante que los proveedores con los que se comunique sean adecuados para su proyecto y para su organización. Para encontrar el proveedor adecuado para usted, es una buena idea realizar una búsqueda exhaustiva en la web de empresas de traducción que parezcan profesionales y capaces.
Mire alrededor de sus sitios web; por lo general, podrá encontrar qué tipo de servicios ofrecen, un poco sobre su flujo de trabajo y las herramientas que utilizan, así como información sobre sus habilidades y experiencia.
Trate de apegarse a los LSP que estén bien versados en su industria específicamente. Un LSP que conoce su industria puede marcar la diferencia en lo que respecta a la precisión y la coherencia más adelante. Esto pagará dividendos más tarde en forma de tiempo y dinero ahorrados.
Cuando haya encontrado algunas empresas que podrían satisfacer sus necesidades, saque los sobres, ¡estará listo para enviar su RFP!
Cómo saber si un proveedor es el adecuado
Así que ha elaborado una RFP excepcional, ha seleccionado cuidadosamente a su audiencia y ahora está recibiendo sus primeras propuestas. Esta es la etapa crucial en la que decide si un proveedor es adecuado para su proyecto. Mientras considera las propuestas en respuesta a su RFP, aquí hay algunos consejos adicionales que debe tener en cuenta para ayudarlo a elegir el LSP correcto:
Cargos ocultos
Recuerde que el costo total de contratar a un LSP determinado no se refleja necesariamente en su hoja de precios. Los plazos incumplidos o la mala comunicación pueden ser extremadamente costosos en términos de tiempo. Así que asegúrese de contratar a un proveedor que sea accesible y que haya respetado sus plazos hasta el momento.
Capacidad del proveedor
Las traducciones de muestra incluidas en la propuesta de un LSP pueden darle una buena indicación de las habilidades de un solo lingüista. Sin embargo, es posible que no sea representativo de la calidad o capacidad general del proveedor. Busque testimonios de clientes anteriores o estadísticas de la propia empresa. Algunos LSP establecen un nivel de experiencia mínimo requerido para todos sus lingüistas y hacen que estas calificaciones sean visibles públicamente.
Elige tu equipo
Al revisar las propuestas, es mejor utilizar un equipo de varios departamentos que tenga diferentes perspectivas y pueda detectar cualquier omisión evidente importante para su proyecto.
Consulta todos los requisitos
Tenga en cuenta que el éxito de su proyecto pronto dependerá en gran medida de la competencia de su LSP. Solo considere seriamente a aquellos candidatos que cumplan con todos sus requisitos.
¿Tienes una RFP perfecta?
¡Buen trabajo! Así que ha escrito una RFP excepcional y ahora necesita enviarla a los LSP. Bueno, ¿por qué no empezar aquí con una de las empresas de traducción y localización líderes en el mundo?
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